Google Drive : Installation et Utilisation

I. Introduction à Google Drive

Après Dropbox et SkyDrive de Microsoft, voici venu Google Drive, le service de stockage dans le cloud tant attendu de Google. Ce dernier permet de stocker vos fichiers et d'y accéder où que vous soyez. Pour cela, il suffit d'installer l'application "Google Drive Sync" (ce que nous allons voir dans ce tutoriel) sur tous vos appareils (PC, MAC, Mobile..), et de transférer vos fichiers sur votre Google Drive. La synchronisation s'effectue automatiquement dès lors que l'appareil est connecté à Internet. Les données sont stockées et disponibles en ligne depuis votre espace drive.google.com. Si vous modifiez un fichier en ligne ou sur un autre appareil, il se met à jour sur tous vos appareils où Google Drive est installé.

Vous disposez d'un espace de stockage gratuit de 5 Go. Il est possible d'acheter de l'espace supplémentaire si besoin.

Je vais vous montrer comment installer l'application Google Drive sur PC (sous Windows) et je vais ensuite vous détailler l'utilisation du service en ligne, ainsi que le partage de fichiers.

Note : Un tutoriel pour installer Google Drive sur MAC OS a été réalisé par Damien, je vous invite à le consulter si vous êtes sous MAC. Il n'est donc pas nécessaire de suivre les 3 premières étapes des explications ci-dessous dans ce cas là.


Dernière mise à jour du tutoriel : 31/08/2012

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II. Explications

1. Téléchargement et installation de Google Drive pour PC

Pour commencer, connectez vous à votre compte Google si ce n'est pas déjà fait puis rendez vous sur cette page. Cliquez ensuite sur le bouton "Commencez avec 5 Go gratuits" :

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Vous allez être redirigé vers votre espace Drive en ligne. A présent, cliquez sur le bouton "Installer Google Drive pour PC" :

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Dans la fenêtre qui apparait, cliquez sur le bouton "Accepter et installer" :

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Lancez l'exécutable. Il ne reste plus qu'à patienter pendant l'installation du logiciel Google Drive :

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2. Premiers pas avec Google Drive

A l'issu de l'installation, une fenêtre apparait dans laquelle vous devez renseigner votre adresse e-mail et mot de passe Google. Puis cliquez sur le bouton "Connexion" :

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Un petit guide de mise en route s'ouvre ensuite. Dans la première fenêtre, on vous informe qu'un dossier spécial a été créé sur votre ordinateur (nous allons voir plus bas comment cela fonctionne). Cliquez sur le bouton "Suivant" :

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Dans la fenêtre suivante, on vous informe que les fichiers déposés dans le dossier sont accessibles depuis n'importe où en vous connectant à l'adresse drive.google.com. Cliquez sur le bouton "Synchroniser" :

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Note : Le bouton "Options" permet notamment de changer le chemin du dossier spécial Google Drive, par défaut créé dans votre dossier utilisateur.

Après quelques instants, votre Google Drive est opérationnel et l'icône apparait dans la zone de notification de la barre des tâches :

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Un clic sur cette icône ouvrira un menu comme ceci :

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A partir de là vous pouvez par exemple mettre la synchronisation en pause, ouvrir votre dossier spécial Google Drive, accéder à votre espace Drive en ligne, voir les éléments partagés avec vous par d'autres utilisateurs, accéder aux préférences du logiciel...

Vous y trouverez également le taux d'occupation de votre espace Google Drive, limité a 5 Go pour un compte gratuit.

3. Ajout et synchronisation de données

Nous allons maintenant voir comment ajouter des données dans votre Google Drive sur votre ordinateur, qui seront donc automatiquement synchronisées avec votre espace en ligne, ce qui vous permettra d'y accéder depuis n'importe où par la suite avec un navigateur web en vous connectant à l'adresse drive.google.com ou en installant l'application sur un autre ordinateur (ou un mobile) comme on l'a vu précédemment.

Pour commencer, si ce n'est pas déjà fait, ouvrez le dossier spécial par exemple en cliquant sur le raccourci qui se trouve sur votre bureau :

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Pour y ajouter des dossiers ou des fichiers, déplacez ou copiez les vers le dossier Google Drive. L'icône représentée par deux flèches bleues qui apparait signifie que la synchronisation est en cours :

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Lorsque la synchronisation des données est terminée, l'icône est représentée par une coche verte :

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Si je me connecte maintenant à l'adresse https://drive.google.com/, je retrouve bien la copie intégrale de mon dossier dans mon espace en ligne dans la partie "Mon Drive" :

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Tout ce que vous créez, copiez, déposez dans Google Drive et toutes les modifications apportées aux dossiers et aux fichiers sont synchronisés automatiquement tant que vous êtes connecté avec votre compte Google, que ce soit depuis votre Google Drive sur un ordinateur ou un autre, votre mobile grâce à l'application qui va bien ou depuis votre espace en ligne. Vous aurez donc toujours le même contenu en ligne et sur chacun de vos appareils.

4. Utilisation de Google Drive en ligne

Maintenant que vous savez utiliser le logiciel Google Drive et synchroniser des données, voyons comment se servir du service à partir de l'interface en ligne. Pour ceux qui utilisaient déjà Google Documents auparavant, vous devez déjà connaitre un peu tout cela ;-)

Ouvrir un fichier

Pour commencer, il faut savoir que vous pouvez ouvrir plus de 30 types de fichiers directement dans votre navigateur (comme lire des vidéos par exemple) même si le programme correspondant n'est pas installé sur votre ordinateur. Pour cela, il suffit simplement de cliquer sur le fichier souhaité avec le bouton gauche de votre souris.

Fonction de recherche

Accédez rapidement à vos fichiers en entrant son nom ou un extrait de son contenu dans la barre de recherche :

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Créer un nouveau dossier

Pour créer un nouveau dossier, il vous suffit de cliquer sur cette icône :

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Entrez ensuite le nom que vous souhaitez, puis cliquez sur "OK" :

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Changer le mode de tri et d'affichage

Vous pouvez changer le mode de tri (à l'aide du bouton "Trier") ainsi que le mode d'affichage en cliquant sur les boutons correspondants en haut à droite :

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Le mode d'affichage grille permet d'avoir un aperçu rapide de vos fichiers dans le cas d'images ou de documents google par exemple.

Le bouton Paramètres

Le bouton paramètres en haut à droite permet d'accéder aux paramètres généraux, aux paramètres d'importation de fichiers, gérer les applications ajoutées à votre compte Google Drive, accéder à la liste des raccourcis clavier... :

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Note : Si vous utilisez le navigateur Google Chrome, vous y trouverez également une option pour accéder à vos Google Documents hors connexion.
Le volet de navigation de gauche

Dans le volet de navigation à gauche (cliquez sur "Plus" pour afficher toute la liste), vous disposez d'un bouton "Créer" pour créer des documents en ligne et d'un bouton à côté pour importer des fichiers ou des dossiers (on notera au passage la possibilité de faire glisser directement des données dans votre navigateur pour l'importation) :

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En dessous, vous disposez de différents filtres pour trouver plus facilement les fichiers que vous cherchez :
  • Mon drive : Contient tous les éléments créés, synchronisés et importés dans votre Google Drive. C'est la copie exacte de ce que vous devez avoir en local sur votre ordinateur si vous avez installé l'application.
  • Partagés avec moi : Contient tous les éléments qui ont été partagés avec vous par d'autres utilisateurs (voir étape 5).
  • Suivis : Contient tous les éléments que vous suivez (note : pour suivre un dossier ou un fichier, il suffit de cliquer sur la petite étoile en face).
  • Récents : Contient la liste des fichiers que vous avez récemment ouverts sur votre Google Drive.
  • Activité : Contient la liste des fichiers récemment créés ou modifiés (par vous ou d'autres personnes dans le cas où un partage est mis en place (voir étape 5))
  • Tous les éléments : Contient la liste de l'ensemble des éléments de votre Google Drive (sauf ceux placés dans la corbeille).
  • Corbeille : Contient tous les éléments placés dans la corbeille. Il est donc possible, à partir de là, de restaurer des éléments supprimés par mégarde.
  • Propriétaire, type, plus : Permet de filtrer une recherche par type de fichier, propriétaire etc..
Les actions possibles sur un dossier / fichier

En sélectionnant un dossier ou par un clic droit dessus, vous disposez de différentes actions possibles, comme le partage (voir étape 5 du tutoriel), le bouton "Organiser..." pour déplacer l'élément, renommer le dossier, modifier sa couleur, le télécharger, le supprimer... :

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En sélectionnant un fichier ou par un clic droit dessus, vous disposez de quelques actions supplémentaires comme la possibilité d'ouvrir le fichier avec d'autres applications, l'export du fichier vers Google Documents, gérer les révisions (pour récupérer une ancienne version du fichier), afficher les applications autorisées à accéder au fichier, empêcher les téléchargements par les lecteurs (ceux avec qui vous avez souhaité de partager le fichier en lecture seule, voir étape 5 du tutoriel) :

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Déplacer un élément par glisser / déposer

Pour déplacer plus simplement vos dossiers ou fichiers, il vous suffit de les faire glisser et de les déposer à l'aide de votre souris dans le répertoire que vous souhaitez, exemple :

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Vous pouvez également les faire glisser vers le volet de navigation de gauche à la racine de votre Drive ou dans le dossier de votre choix :

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5. Partage de fichiers et dossiers

Avec Google Drive, vous pouvez partager des fichiers et des dossiers avec les personnes de votre choix. Ceci peut vous permettre par exemple de travailler en groupe sur un même fichier qui sera synchronisé en temps réel dès qu'une modification sera effectuée par un éditeur.

Nous allons voir ici comment mettre en place un partage et régler les options de visibilité et d'accès aux dossiers et fichiers. Tout ceci se réalise depuis Google Drive en ligne.

Partager

Pour partager un élément dans votre Drive, cliquez avec le bouton droit de votre souris dessus, survolez le menu "Partager" et cliquez sur "Partager..." :

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La fenêtre des paramètres de partage s'ouvre, par défaut tout ce que vous créez et déposez dans votre Google Drive est bien entendu privé et seul vous pouvez y accéder. Il est possible de changer les options de visibilité en cliquant sur "Modifier..." :

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Trois options de visibilité sont disponibles :
  • Public : L'élément est accessible par tout le monde, visible dans les résultats de recherche ainsi que par le lien de partage qui vous est fourni dans les paramètres. Par défaut seule la lecture du document est possible mais vous pouvez changer le niveau d'accès.
  • Tous les utilisateurs disposant du lien : L'élément est accessible par tous les utilisateurs qui possèdent le lien de partage qui vous est fourni dans les paramètres. Par défaut seule la lecture du document est possible mais vous pouvez changer le niveau d'accès.
  • Privé : L'élément est accessible uniquement par vous même par défaut. Vous pouvez ensuite accorder un droit d'accès à d'autres utilisateurs disposant d'un compte Google.

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Pour l'exemple, je vais conserver l'option "Privé" pour vous montrer comment ajouter des utilisateurs au partage.
  1. Pour cela, dans le cadre "Ajouter des personnes", indiquez le ou les noms ou adresses e-mail ou groupes... de la ou des personnes souhaitées.
  2. Ensuite, modifiez le niveau d'accès à votre guise selon si vous souhaitez que la ou les personnes puissent modifier l'élément partagé, le commenter mais pas le modifier, ou bien le consulter uniquement (lecture seule).
  3. Enfin, cliquez sur le bouton "Partager et enregistrer" :

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La ou les personnes recevront un e-mail pour les prévenir du partage.

Note : Les éditeurs (c'est à dire ceux pour qui la modification est autorisée) peuvent ajouter des personnes et modifier les autorisations. Si vous souhaitez les en empêcher, cliquez sur "Modifier" en bas à droite et cochez la case "Seul le propriétaire peut modifier les autorisations" puis cliquez sur "Enregistrer" :

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Toujours dans la fenêtre des paramètres de partage, vous pouvez gérer les utilisateurs qui ont accès à l'élément. Vous pouvez changer le niveau d'accès d'un utilisateur au document, ou même le rendre propriétaire. Il est possible également de supprimer une personne du partage en cliquant sur la petite croix en face, ainsi la personne n'aura plus du tout accès au dossier ou fichier partagé.

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Lorsque vous partagez un fichier ou un dossier, la mention "Partagée" apparait dans votre Google Drive :

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Partagés avec moi

Dans l'autre sens, lorsque un utilisateur de Google souhaite partager un élément avec vous, celui-ci se place automatiquement dans le filtre "Partagés avec moi".  Pour y accéder plus facilement, vous pouvez le faire glisser vers "Mon Drive" ou le sélectionner et cliquer sur "Ajouter à mon Drive" :

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Ainsi, vous pourrez le visualiser (et modifier son contenu si vous en êtes autorisé par le propriétaire) depuis votre Google Drive sur votre ordinateur si vous avez installé l'application.

III. Conclusion du tutorial

Vous devez maintenant savoir comment utiliser Google Drive pour stocker vos données personnelles et y accéder depuis n'importe où sans avoir de support externe à transporter. Attention tout de même, je vous déconseille d'y déposer des données sensibles et privées de type numéro de carte de crédit, mot de passe etc.. Pour les plus paranos, vous pouvez également utiliser un logiciel tel que BoxCryptor (dont j'ai réalisé un tutoriel il y a peu) pour crypter vos données à la volée et ainsi les stocker dans le cloud sans crainte.