Excel : Tableau croisé dynamique

I. Introduction au tableau croisé dynamique excel

Le tableur Excel comprend quelques outils pratiques pour analyser rapidement un ensemble de données. Ce tutorial vous montre comment vous pouvez, en quelques clics de souris, préparer des tableaux de synthèse répondant aux besoins les plus courants grâce à l'assistant de création de tableaux croisés dynamiques.

II. Explications

1 - Exemple de contexte

Dans un classeur Factures.xls sont enregistrées les factures établies pour différents clients. Ces données sont stockées dans une feuille nommée "Liste factures" :

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Dans une seconde feuille, nommée "Tableau de synthèse" nous souhaitons faire une synthèse du total de factures (en nombre et en montant) pour chaque client, en distinguant les payées des impayées. L'assistant Tableau croisé dynamique va nous permettre d'atteindre cet objectif en quelques instants.

2 - Création d'un tableau croisé dynamique sous Excel

Assurez-vous qu'une des cellules de la liste des factures est sélectionnée. Allez dans le menu Données et cliquez sur"Rapport de tableau croisé dynamique..." :

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Dans la boîte de dialogue de l'assistant vérifiez que les options sont bien celles figurant dans l'image ci-dessous puis cliquez sur suivant :

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L'assistant indique automatiquement la plage de notre base de données (cellules A1 à H13). Si ce n'est pas le cas cela est dû au fait que vous n'aviez pas sélectionné une des cellules de la base avant de lancer l'assistant :

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Je vous conseille de changer la plage de références, soit en tapant le texte "A:H" dans le champ "Plage", soit en sélectionnant les en-têtes de colonnes A à H dans la liste des factures :

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En procédant ainsi le tableau de synthèse pourra prendre en compte les nouvelles factures lors d'une mise à jour. Si vous laissez la plage par défaut "A1:H13", le tableau ne lirait pas une facture ajoutée en ligne 14.

Cliquez ensuite sur "Suivant". L'assistant vous demande d'indiquer l'emplacement du tableau :

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Choisissez l'option "Feuille existante" puis cliquez sur l'onglet de la feuille "Tableau de synthèse" et enfin dans la cellule A1 de cette feuille :

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Cliquez en suite sur le bouton "Disposition..." :

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Cette partie de l'assistant vous permet de créer votre tableau de synthèse par simple Glissé/Déposé des champs de votre base, représentés à droite sous forme de boutons. Glissez le champ "Nom client" dans "Ligne", le champ "Statut facture" dans "Colonne" et enfin glissez 2 fois le champ "Montant facture" dans "Données" :

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Nous avons inséré deux fois le champ "Montant facture" dans les données à analyser afin d'avoir, d'une part le nombre total de factures par client, et d'autre part, le montant total des factures par client. Pour obtenir ce résultat nous devons néanmoins modifier un paramètre fixé par défaut par l'assistant. En effet si nous laissons les choses en l'état le tableau nous indiquera deux fois le nombre de factures.

Faites un double clic sur le bouton inférieur "Nombre de Montant Facture2" dans données :

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Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez "Somme" à la place de "Nombre" et cliquez sur OK :

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Cliquez sur à nouveau sur "OK" et enfin sur "Terminer". Votre tableau s'affiche :

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Pour chaque client vous avez le total de factures payées ou impayées, et les montants correspondant, ainsi qu'un total général.

3 - Un peu de mise en forme

Un peu de mise ne forme s'impose afin d'avoir un tableau un peu plus présentable. En premier lieu nous n'avons pas besoin que soient affichés les champs vides de "Statut facture" et "Nom client". Cliquez sur le triangle à droite du bouton "Statut facture", décochez "Vide" et cliquez sur OK. Faîtes de même pour "Nom client" :

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Pour afficher les montants de factures au format monétaire, faites un clic droit sur "Somme de MONTANT FACTURE2" et sélectionnez "Paramètres de champ" :

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Dans la boîte de dialogue cliquez sur "Nombre ", choisisssez le format monétaire et validez en cliquant sur OK :

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Cliquez dans la cellule B3 et tapez "Nombre de factures" dans la barre de formule :

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En B4 tapez "Montant des factures". Il a suffit de quelques clics pour avoir un tableau un peu plus présentable :

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Vous pouvez ensuite mettre en forme selon vos goûts ou même utiliser un style prédéfini : allez dans le menu Format/Mise en forme automatique et amusez-vous à essayer les modèles proposés. Voici ce que donne le style "Rapport 1" :

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4 - Petites astuces à connaître

4.1 - Listes automatiques

Une petite astuce bien pratique à connaître. Si vous désirez par exemple adresser la liste des factures impayées à la société A, double cliquez sur le chiffre 2 correpondant aux factures impayées de la société A. Excel crée automatiquement une nouvelle feuille avec la liste des factures correspondantes :

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4.2 - Mettre à jour le tableau

Allez dans la feuille "Liste factures" et saisisez une nouvelle facture en ligne 14 :

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Retournez dans la feuille "Tableau de synthèse", vérifiez qu'un cellule du tableau est sélectionnée; et cliquez sur "actualiser les données" :

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Si la barre d'outils "Tableau croisé dynamique" n'est pas affichée, faites un clic droit sur le tableau et sélectionnez "Afficher la barre d'outils tableau croisé dynamique".

Votre tableau est mis à jour :

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4.3 - Mettre à jour automatiquement le tableau à l'ouverture du classeur

Si vous désirez que le tableau soit automatiquement mis à jour à l'ouverture du classeur, faites un clic droit sur le tableau et choisissez "Options du tableau". Dans la boîte de dialogue sélectionnez "Actualiser lors de l'ouverture" :

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III. Conclusion du tutorial


J'espère que cet aperçu des bases du tableau croisé dynamique vous a convaincu de la facilité d'utilisation de cet outil et vous permettra des gains de temps importants dans l'établissement de vos synthèses. A vous maintenant d'adapter ce que vous venez de lire en fonction de vos besoins.