Dropbox : Synchroniser et partager des fichiers en ligne (2/2)

I. Introduction à Dropbox

Ceci est la deuxième partie du tutorial concernant Dropbox. Si vous n'avez pas lu la première partie, je vous invite à la lire d'abord en cliquant sur le lien suivant : Dropbox : Synchroniser et partager des fichiers en ligne (1/2)

II. Explications

5. Partager des données privées

Nous allons maintenant voir comment partager un dossier privé et son contenu avec les personnes de votre choix. Cette fois-ci, étant donné que les dossiers partagés seront privés, ces personnes devront posséder un compte Dropbox. Une fois le partage mis en place, le dossier partagé et son contenu apparaitra dans la Dropbox de vos invités et sera automatiquement synchronisé dès qu'une personne y déposera (ou modifiera) des données. Voyez ci-dessous comment partager un dossier.

Sous Windows :

Rendez vous dans votre Dropbox, puis cliquez avec le bouton droit sur le dossier de votre choix, puis cliquez sur "Dropbox" et enfin sur "Partager ce dossier..." :

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Une fenêtre sur votre navigateur s'ouvre. Dans le premier champ, entrez la ou les adresses e-mail de vos collaborateurs ou simplement leurs noms, et éventuellement écrivez un message personnel dans le deuxième champ. Une fois que c'est fait, cliquez sur le bouton "Partager le dossier" :

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La ou les personnes que vous avez invitées recevront un e-mail et devront cliquer sur "Accepter" pour accéder au partage.

Sur le site web Dropbox :

Rendez vous dans votre Dropbox, puis cliquez sur "Partager un dossier" :

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Une fenêtre s'ouvre. Décidez si vous souhaitez créer et partager un nouveau dossier en entrant son nom, ou un dossier existant, puis cliquez sur "Suiv." :

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Si vous avez choisi la deuxième option, sélectionnez alors le dossier de votre choix, puis cliquez sur "Suiv." :

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Puis, dans le premier champ, entrez la ou les adresses e-mail de vos collaborateurs et éventuellement écrivez un message personnel dans le deuxième champ. Une fois que c'est fait, cliquez sur le bouton "Partager le dossier" :

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La ou les personnes que vous avez invitées recevront un e-mail et devront cliquer sur "Accepter" pour accéder au partage.

Notez que vous pouvez autoriser ou non les membres à inviter d'autres personnes au partage par la suite.

6. Options de dossier partagé

Si vous savez maintenant comment partager un dossier, il peut être intéressant de savoir comment ajouter/supprimer un membre ou encore annuler le partage.

Pour commencer, rendez vous sur votre Dropbox via le site web puis dans l'onglet "Partage". Vous y trouverez la liste des dossiers que vous avez partagés. Cliquez sur "Options" en face du dossier correspondant :

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Une fenêtre s'ouvre :

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Vous pouvez par exemple :

1) Supprimer un membre du partage.

2) Transférer la propriété du dossier partagé à un autre membre.

3) Inviter d'autres personnes à rejoindre le partage.

4) Annuler le partage du dossier (dans ce cas, plus personne ne pourra partager des données dans le dossier) => vous pouvez décider si vos collaborateurs peuvent conserver une copie des fichiers dans leur Dropbox.

5) Quitter un dossier partagé.

7. Restaurer des versions précédentes

Chaque fois que vous modifiez un fichier, Dropbox conserve un instantané du fichier modifié, vous pouvez donc restaurer un fichier dans une version précédente (seulement si la modification a été faite dans les 30 jours précédents avec un compte gratuit Dropbox).

Pour cela, dans votre Dropbox sous Windows, cliquez avec le bouton droit sur le fichier de votre choix, puis cliquez sur "Dropbox" et enfin sur "Voir les versions précédentes" (depuis le site web cliquez sur le fichier puis sur "Versions précédentes") :

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Une page s'ouvre et affiche l'historique des versions de votre fichier. Vous pouvez visualiser le contenu de chacune d'entre elles en cliquant sur la petite loupe. Puis sélectionnez la version que vous souhaitez et cliquez sur le bouton "Restaurer" :

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8. Restaurer des fichiers supprimés

Dropbox conserve vos fichiers supprimés pendant une durée de 30 jours (pour les comptes gratuits). Vous pouvez donc restaurer les fichiers que vous auriez pu supprimer par mégarde.

Pour cela, rendez vous dans votre Dropbox via le site web, placez vous dans le dossier où se trouvait votre fichier avant d'être supprimé (Note : vous pouvez également restaurer un dossier entier), puis cliquez sur le bouton "Afficher les fichiers supprimés" comme ci-dessous :

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Le fichier apparait alors en gris, cliquez avec le bouton droit de votre souris dessus puis cliquez sur "Restaurer" (Note : vous pouvez également choisir de supprimer définitivement le fichier) afin de retrouver votre fichier :

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9. Augmenter votre espace de stockage

Enfin, sachez qu'il est possible d'augmenter votre espace de stockage (initialement de 2Go) en invitant vos amis à rejoindre Dropbox (bonus de 500 Mo pour chaque ami dans la limite de 16 Go), en connectant votre compte Facebook/Twitter, etc...

Pour cela, dans votre Dropbox (sur l'espace web), cliquez sur "Obtenir gratuitement de l'espace" en haut à droite :

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Puis, dans la page qui s'ouvre, il ne vous reste plus qu'à choisir parmi les actions possibles, comme parrainer vos amis, connectez vos comptes Facebook/Twitter, suivre Dropbox sur Twitter, ou encore donner votre avis sur Dropbox :

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Vous obtiendrez ensuite vos bonus automatiquement !

III. Conclusion du tutorial

Pour conclure, on peut dire que ce service est très intéressant et utile puisqu'il permet d'accéder à vos données personnelles depuis n'importe où sans avoir besoin de support externe à transporter, tout cela gratuitement et simplement. Attention tout de même, je vous déconseille d'y déposer des données sensibles et privées de type numéro de carte de crédit, mot de passe etc..
J'espère que cela vous sera utile et que ce tutoriel vous aura aidé sur son utilisation.. :-)